随着我国市场经济的快速发展，有“第三利润源”之称的现代物流行业在经济发展、城市建设和辐射周边等方面的作用日益凸显。济南目前有大小物流企业1000多家，加入物流协会的就有100多家。这些企业在发展过程中产生的档案资料越来越多，而这些档案资料已经成为企业在运输、仓储、管理、规划等业务中的重要信息资源和拓宽市场、维护权益的重要依据和凭证。自去年以来，济南市档案局与市物流协会从为物流企业服务，促进经济发展的高度，对物流企业档案工作进行了积极探索，取得了初步成效。

一、开展深入细致的调研，把握物流企业档案工作现状

　　物流是物品从供应地向接受地的实体流动过程，是运输、储存、搬运、包装、流通加工、配送和信息处理基本功能的有机结合。其管理方式、经营范围同一般工业企业有很大差异，如何界定物流企业的档案范围，进行分类管理，有效管理，科学利用，这些都需要到实践中去摸索总结。为了做好这项工作，济南市档案局把加强物流行业档案工作列入了全市档案工作目标，组织有关同志深入到全市50余家物流企业对其档案工作的基本情况，现存物流档案的内容、数量、特点等进行了细致的调查。同时，征求了物流企业对做好企业档案工作的意见、建议等。在此基础上，对部分物流企业进行了实地调查指导，召开了物流企业档案工作座谈会，部分上规模的物流企业参加了座谈，交流了企业现状、业务范围、档案管理情况、存在问题，探讨了物流企业档案工作的重要性，提出了当前他们在做好物流企业档案管理工作中需要档案部门给予指导的问题。

　　二、从物流企业档案的特点出发，引导企业走规范化管理路子

　　现代物流是一个综合性产业，涉及到经济社会生活的各个方面，形式多样，既有提供土地或市场的物流企业，也有作为企业一个职能部门为企业的运输、仓储提供服务的物流企业，还有为供方和需方提供服务的“第三方物流”等。这些企业包括运输、包装、仓储、配送、流通加工等多种不同的类型。物流企业涉及面较广、管理较松散、内容较复杂，其业务档案大部分是一些合同、提货单、入库单、交货记录、仓库管理台账等统计数据、单据、表格等。特点是形成数量多、流动性快、生命周期短、内容复杂，控管难度大。因此，加强物流企业档案工作应根据其各环节工作流程和业务范围，制定相应的归档制度、分类细则、整理标准，建立有效的档案管理控制体系。在对物流企业调研的基础上，济南市档案局研究提出了物流企业档案的分类细则和归档范围，主要有行政管理类、经营管理类、业务工作类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类等6大类。归档范围除企业通用的归档范围外，重点根据物流企业的业务特点，增加了仓库仓储管理、公司业务发展及调整、房屋租赁、货物运输和车辆运输等合同及客户服务、理赔处理、信息反馈等，还有客户及员工内部投诉，分部承运、市内承运协议，零担、整车客户档案，仓储。

　　客户档案等方面的收集内容。依此，制发了《物流企业档案工作知识问答》，对做好物流企业文件材料的形成、积累、整理、归档工作明确了要求。在此基础上，选择山东盖世国际物流有限公司、广友物流有限公司、山东佳怡物流公司三个不同性质的上规模的物流企业进行了档案工作试点，指导帮助他们建立了档案管理机构，完善了保管条件，制定了分类方案，修订档案管理标准和管理制度，做好文件材料的收集和整理工作。其中，山东佳怡物流公司制定了12种档案管理制度和档案工作流程图。上述3家企业已建立档案1200余卷（件），受到了企业的欢迎。

　　三、融“信息流”于“物流”之中，边建档边服务

　　现代物流业最大的特点就是“物流”与“信息流”融为一体。现代物流企业需要有信息系统作依托，并对信息化要求很高。作为记载企业各类信息的企业档案，其信息化程度直接影响着企业信息化水平。因此，现代物流企业要注意研究档案信息化与企业现代化协调发展的问题，要统一规划，同步实施，同步发展，才能实现更大范围的资源共享。济南广友物流有限公司是一家大型一类国有控股物流企业，他们在建档的同时，十分注重信息管理体系的建立，一是把库房、货场、租赁、运输、配送、装卸等工作中形成的租赁、运输、责任等方面的合同、提货单、入库单、同行单等档案信息实现了计算机管理。二是广泛收集本企业以外的相关行业信息以及客户有关信息资料，建立了行业信息网，为确保企业信息的正常流通，赢得了时间和效益。

　　一些物流企业把利用档案为企业发展、开发市场服务作为建档的立足点，紧紧围绕经营业务的需要，在运输、配送、仓储、规划等方面，充分发挥档案的作用，取得了明显的效果。山东佳怡物流有限责任公司是济南市内规模较大的物流企业，其物流配送中心覆盖全省16个地市及107个县级地区，业务量越来越大，每年仅处理索赔案件就达300余起，涉及资金达70余万元。而档案在索赔过程中发挥了重要的依据和凭证作用。如该公司业务部发出一批价值万余元的手机货物，客户称未收到货，并提出索赔，档案部门及时查出货物发票和签收单，避免了不合理的索赔，既为企业赢得了声誉，也保障了企业利益。

　　物流企业档案工作是一项全新的工作，目前，济南市档案局正在以试点企业为样板，逐步推广他们的工作经验，扩大物流企业档案工作的成果。

　　作者：傅照玉　王悦